Das ZIH stellt Studenten und Mitarbeitern der TU Dresden auf cloudstore.zih.tu-dresden.de freundlicherweise eine Online-Dateiverwaltung, sprich Cloudstore, zur Verfügung.

Hiermit möchte ich ein kurzes Tutorial dazu anbieten, wie man damit Daten auf dem eigenen Rechner synchronisieren und mit anderen Benutzern teilen kann. Mit dieser Methode kann das Versenden von Dokumeten per Mail entfallen und dadurch mehr Ordnung und Übersicht in Dateiverwaltung und Posteingang gewonnen werden.

Einrichtung

1. Client runterladen und installieren

   > Download von nextcloud.com <

   Bei der Installationsroutine darauf achten, dass Integration in den Windows-Explorer markiert ist.

2. Zugangsdaten einrichten

   

   Serveradresse: https://cloudstore.zih.tu-dresden.de

   Im nächsten Schritt:

   Benutzername: ZIH-Login ohne @tu-dresden.de o.ä.
   Passwort: ZIH-Passwort

3. Ordner-Konfiguration

   Das machen wir erst im nächsten Schritt. Also den Button Ordner-Konfiguration überspringen wählen.

   Es sollte jetzt ein nahezu leeres Fenster zu sehen sein:

   

4. Ordner Synchronisation

   Jetzt den Button Ordner Synchronisation hinzufügen wählen und im folgenden Fenster einen Ordner auswählen, zum Beispiel den Desktop: C:\Users\marc\Desktop

5. Ordner auf dem Server auswählen

   Entweder einen bereits auf dem Server vorhandenen Ordner auswählen oder Ordner erstellen klicken und Namen eintragen, zum Beispiel desktop:

   

   Im nächsten Schritt Button Ordnersynchronisation hinzufügen klicken. Damit ist die Einrichtung des ersten synchronisierten Ordners fertig:

   

   Ihr könnt beliebig viele weitere Ordner synchronisieren. Wichtig ist, dass alle synchronisieren Ordner zusammen nicht größer als 10GB werden (2GB für Studenten), denn das ist die Begrenzung auf dem Server.

Was passiert jetzt?

Der Client synchronisiert den Ordner mit dem Cloudstore. Das bedeutet, dass ihr auf eure Dateien auf dem Desktop (oder andere Verzeichnisse) auch im Cloudstore Zugriff habt. Seht selbst:

Im Cloudstore anmelden

Das hat zunächst den Vorteil, dass eure Daten nicht nur auf dem Laptop liegen, sondern ein automatisches Backup auf einem ZIH-Server liegt. Zusätzlich dazu werden eine gewisse Menge an Versionen gespeichert, die man über das Webfrontend sogar zurückholen kann:

Weiterhin ist praktisch, dass man auch von unterwegs von einem beliebigen Rechner am Internet Zugriff auf die Daten hat, die eigentlich nur auf dem Arbeitsrechner liegen.

Ihr könnt den Client auch auf mehreren Geräten installieren und so beispielsweise auf dem Desktop und dem Laptop die gleichen Daten auf dem Desktop haben. Analog Fotos, PDFs, Downloads, usw. Außerdem gibt es Clients für euer Mobile Device. Für den ein oder anderen ist das vielleicht ganz hilfreich.

Mehr Infos dazu auf nextcloud.com/clients

Dateien und Ordner teilen

Im Windows-Explorer haben Dateien in einem synchronisieren Ordner jetzt grüne Haken, wenn sie fertig synchronisiert sind. Das Gleiche sieht man auch an einem synchronisieren Ordner. Im Kontextmenü findet man einen Eintrag Via Nextcloud teilen:

Damit kann man Dateien und Ordner mit anderen Nutzern des ZIH Cloudstore verwenden. Im folgenden Fenster ist ein Feld, in dem man nach Namen suchen kann:

Alternativ oder zusätzlich dazu kann man einen Link erzeugen, der dann per Mail, Chat oder Brieftaube versandt werden kann:

Passwortschutz und Ablaufdatum sind optional und sollten nach eigenem Ermessen verwendet werden.

Was passiert jetzt?

Der Benutzer erhält eine Mail mit dem Hinweis, dass er eine Datei geteilt bekommen hat, und von wem. In der Mail ist ein Link zur Weboberfläche des Cloudstore.

Der Cloudstore erstellt standardmäßig ein Verzeichnis namens Shared in dem geteilte Dateien liegen. Diese Dateien können jedoch auch in ein Verzeichnis verschoben werden. Das macht man am besten über das Kontextmenü, das man über die drei Punkte aufruft:

Wählt man zum Beispiel ein Verzeichnis, das man mit dem Desktop-Client synchronisiert, dann wird die Datei oder der Ordner auch auf den Rechner runtergeladen.

Jetzt kommt das Wichtigste:

Diese Datei kann man bearbeiten und dann speichern. Der Client bemerkt die Änderung und synchronisiert sie mit dem Server. In diesem Moment wird die Datei auch bei dem eigentlichen Besitzer (sowie allen anderen Benutzern, mit denen die Datei geteilt wurde) aktualisiert.

Mit diesem Workflow fällt das fummelige Verschicken von Dateien per Mail und späterem Aktualisieren der Antwort auf dem eigenen Rechner weg. Auch ein Rumgerenne mit externen Festplatten und USB-Sticks gehören der Vergangenheit an.

Viel Spaß damit wünsche ich!